Privacy- en cookieverklaring

Quadrant Communications hecht een groot belang aan je privacy en een zorgvuldige omgang met je persoonsgegevens. We doen daarom ons uiterste best om je met deze privacyverklaring in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens we van jou verzamelen, waarvoor we deze gebruiken en wat je rechten in dit verband zijn.

Deze privacyverklaring dateert van 15 december 2022.

1. Wie zijn wij?

“Wij”, “we”, “ons” of “onze” betekent Quadrant Communications nv met maatschappelijke zetel te Ottergemsesteenweg-Zuid 713, 9000 Gent en met ondernemingsnummer 0474032466.

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens of je wenst één van jouw rechten uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons op ons adres Ottergemsesteenweg-Zuid 713, 9000 Gent.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op deze website, onze direct-marketing-activiteiten en de algemene organisatie van Quadrant Communications.

3. Waarom en hoe verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Als je onze website bezoekt en/of in contact met ons staat is het mogelijk dat er bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende verwerkingsactiviteiten die mogelijk op jou van toepassing zijn.

3a. Contact via onze website

Toestemming

Op onze website zijn contactformulieren beschikbaar om met ons in contact te treden. Je kan ons ook altijd bereiken via e-mail of telefoon. We verwerken deze persoonsgegevens om je contactverzoek te behandelen. We verzoeken je om hier geen vertrouwelijke of gevoelige gegevens in mee te delen. De verwerking gebeurt op basis van je toestemming. Weet dat je die te allen tijde kan intrekken. Deze intrekking heeft geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van je toestemming.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens

Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?

Rechtstreeks van jou bij het invullen van ons contactformulier

Hoe lang bewaren we ze?

Tot één jaar na afhandeling van het contactverzoek plus de archiveringstermijn van de daaraan gerelateerde communicatie, zoals e-mails

Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?

Verwerkers (zoals bijvoorbeeld onze hostingleverancier) waarop we beroep doen in het kader van onze website, het contact of ons relatiebeheer

Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan?

Neen

Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER?

Neen

3b. Beheer van klantenrelaties (inclusief prospectie nieuwe klanten)

Gerechtvaardigd belang

Quadrant Communications is steeds op zoek naar nieuwe klanten, legt hiervoor actief nieuwe contacten en bouwt aan relaties met bestaande klanten. In het kader daarvan worden je persoonsgegevens verwerkt (zoals om je uit te nodigen voor andere vormen van communicatie, een webinar,…)

Deze verwerking gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Quadrant Communications. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘recht op bezwaar’ in het deel ‘Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen’.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens

Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?

Rechtstreeks van jou via het relatiebeheer

Hoe lang bewaren we ze?

Tot 7 jaar na afhandeling van een laatste opdracht of contact

Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?

Verwerkers (zoals bijvoorbeeld onze CRM-software) waarop we beroep doen in het kader van onze website, het contact of ons relatiebeheer

Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan?

Neen

Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER?

Neen

3c. Versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Toestemming

Op onze website kan je je inschrijven voor onze nieuwsbrief en uitnodigingen, zoals voor webinars. Wij verwerken deze persoonsgegevens om je vervolgens te contacteren met een nieuwe nieuwsbrief en uitnodiging.

Deze verwerking gebeurt op basis van je toestemming. Je hebt op elk moment de mogelijkheid om de gegeven toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking tot het moment dat de intrekking plaatsvond. Concreet betekent dit dat je toestemming geldig blijft voor alle eerdere nieuwsbrieven en uitnodigingen, maar je geen nieuwsbrieven en uitnodigingen meer ontvangt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens

Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?

Rechtstreeks van jou bij je inschrijving

Hoe lang bewaren we ze?

Zolang de toestemming niet wordt ingetrokken

Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?

Verwerkers (zoals bijvoorbeeld onze CRM-, webinar- en mailsoftware) waarop we beroep doen in het kader van onze website, het contact of ons relatiebeheer

Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan?

Neen

Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER?

Neen

3d. Werving en selectie

Toestemming voor sollicitaties, spontane sollicitaties en het aanhouden van een wervingsreserve, gerechtvaardigd belang voor actieve werving

Wanneer je solliciteert of spontaan solliciteert voor een functie bij Quadrant Communications, verwerkt Quadrant Communications persoonsgegevens over jou. We doen dit in functie van het rekruteren en selecteren van medewerkers voor openstaande of toekomstige vacatures. Deze verwerking (inclusief het aanleggen van een wervingsreserve) gebeurt op basis van je toestemming. Je hebt op elk moment de mogelijkheid om de gegeven toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking tot het moment dat de intrekking plaatsvond.

Wanneer Quadrant Communications zelf actief werft, verwerkt Quadrant Communications persoonsgegevens over jou. Dit gebeurt alleen op basis van gegevens die publiek over jou beschikbaar zijn of gegevens die aan ons bezorgd werden door derden. Deze verwerking gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van Quadrant Communications. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘Recht op bezwaar’ in het deel ‘Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen’.

We gaan ook uit van ons gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens in het kader van ons wervingsproces aan de met ons verbonden en geassocieerde vennootschappen door te kunnen geven. Dit doen we met het oog op het vinden van een voor jouw geschikte opdracht. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘recht op bezwaar’ in het deel ‘Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen’.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens, plus andere gegevens zoals mogelijk vermeld op je cv, zoals persoonlijke kenmerken, sociale contacten, psychische gegevens (een beschrijving van je persoonlijkheid of karakter), samenstelling van het gezin, vrijetijdsbesteding en interesses, academisch curriculum, beroepsbekwaamheid, professionele ervaring, lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties, huidige betrekking, loopbaan, bedrijfskundegegevens ((gedeeltelijke) invaliditeit), huidig loon, huidige extralegale voordelen, rijksregisternummer,...

Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?

Bij sollicitatie en spontane sollicitatie: rechtstreeks van jou bij je sollicitatie. Bij actieve werving: via derden zoals openbare platformen of tussenpersonen.

Hoe lang bewaren we ze?

Bij niet weerhouden sollicitanten: we bewaren de persoonsgegevens over je sollicitatie tot maximaal één jaar na sollicitatie. Bij sollicitanten binnen onze wervingsreserve: zolang de toestemming niet wordt ingetrokken en tot maximaal drie jaar na sollicitatie.

Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?

Verwerkers (zoals bijvoorbeeld rekruteringskantoren) waar we beroep op doen om te werven en selecteren

Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan?

Neen

Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER?

Neen

3e. Beheer van leveranciersrelaties (inclusief prospectie nieuwe leveranciers)

Gerechtvaardigd belang

Quadrant Communications werkt samen met leveranciers, legt hiervoor actief nieuwe contacten en bouwt aan relaties met bestaande leveranciers. In het kader daarvan worden persoonsgegevens van medewerkers bij onze leveranciers (bijvoorbeeld accountmanagers) verwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens

Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?

Rechtstreeks van jou via het relatiebeheer

Hoe lang bewaren we ze?

Tot 12 jaar na afhandeling van een laatste opdracht of contact

Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?

Verwerkers (zoals bijvoorbeeld onze CRM-software) waarop we beroep doen in het kader van onze website, het contact of ons relatiebeheer

Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan?

Neen

Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER?

Neen

4. Delen van persoonsgegevens met derden

Wanneer je onze website bezoekt of als klant gebruik maakt van onze producten en diensten kan het zijn dat we in het kader daarvan beroep doen op derde partijen, zoals partners, verbonden en geassocieerde vennootschappen en leveranciers waaraan we je persoonsgegevens doorgeven. Deze derde partijen helpen ons onze producten en diensten te leveren, te ondersteunen, te ontwikkelen en inzicht te krijgen in het gebruik hiervan en leveren diensten zoals hosting, klanten- en technische ondersteuning.

Het is bovendien mogelijk dat we in het kader van een reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen ook gegevens delen (inclusief persoonsgegevens) met derde partijen. Wij delen de door jou verstrekte informatie, automatisch verzamelde informatie en informatie van anderen met deze derde partijen voor zover dat nodig is om hen in staat te stellen hun diensten of ondersteuning te verlenen. Bij de hierboven beschreven activiteiten geven we per activiteit aan met welke categorieën derde partijen, andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen, we je persoonsgegevens delen.

Verder kan het zijn dat we toegang tot je gegevens moeten verstrekken of je gegevens moeten doorgeven omwille van een wettelijke verplichting. Dit aan autoriteiten, overheidsinstellingen of andere derden.

Tot slot geven we je gegevens mogelijk door als dit in het kader van je vitaal belang nodig mocht blijken.

5. Doorgeven van persoonsgegevens buiten de EER

Quadrant Communications gaat geen persoonsgegevens aan derde partijen buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”) doorgeven. Wanneer dit uitzonderlijk toch het geval zou zijn, zullen we er in deze situatie voor zorgen dat deze doorgifte in overeenstemming met de AVG (door onder meer de aanwezigheid van een adequaatheidsbesluit in het betreffende land of het inregelen van een gepast alternatief, desgevallend aanvullende maatregelen) wordt gebracht. We verwijzen voor de specifieke doorgiftes naar het deel “Waarom en hoe verwerken wij je persoonsgegevens?”).

6. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld of volgens de wettelijke verplichting die ons is opgelegd. We verwijzen voor de specifieke bewaartermijn naar het hoofdstuk “Waarom en hoe verwerken wij je persoonsgegevens?”).

7. Geautomatiseerde individuele besluitvorming

De Europese wetgeving rond gegevensbescherming (AVG) legt organisaties voorwaarden op wanneer ze besluiten nemen over individuen uitsluitend op basis van verwerkingen die volledig geautomatiseerd zijn, waaronder profilering, en wanneer deze besluiten rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben. Quadrant Communications doet niet aan dit soort besluitvorming.

8. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

Quadrant Communications vindt het belangrijk dat je steeds zelf controle behoudt over de verwerking van je persoonsgegevens. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende rechten waarover je beschikt en beroep kan doen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens.

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond van die verwerking is het mogelijk dat bepaalde voorwaarden of beperkingen gekoppeld zijn aan de uitoefening van onderstaande rechten.

Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten, of informatie daaromtrent, kan je contact opnemen met ons op adres Ottergemsesteenweg-Zuid 713, 9000 Gent. We geven dan ook meer informatie als er bepaalde modaliteiten gekoppeld zijn aan je verzoek. Voorts is het mogelijk dat we extra informatie vragen om je identiteit te verifiëren zodat je persoonsgegevens niet ten onrechte worden verwijderd of worden gedeeld met iemand die daar geen recht op heeft. We trachten zonder onredelijke vertraging, maar in elk geval binnen een termijn van één maand na ontvangst van jouw verzoek hierop te reageren. Indien wij niet binnen een termijn van één maand kunnen reageren en de termijn wensen te verlengen, of als wij geen gevolg zullen geven aan het verzoek, zullen wij jou daarvan in kennis stellen.

Recht op inzage

In het geval dat wij je persoonsgegevens verwerken, heb je recht op toegang tot je persoonsgegevens, alsook tot bepaalde aanvullende informatie zoals omschreven in deze privacyverklaring. Je hebt het recht van ons een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, op voorwaarde dat dit geen nadelige invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen. Het eerste exemplaar word je kosteloos bezorgd, bij herhaaldelijke vraag behouden wij ons het recht voor om een redelijke vergoeding in rekening te brengen.

Recht op verbetering

Als de persoonsgegevens die wij over jou bewaren onnauwkeurig of onvolledig zijn, heb je het recht om deze informatie te laten corrigeren of, gelet op de doeleinden van de verwerking, te voltooien.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken. Dit betekent dat de persoonsgegevens alleen door ons mogen worden opgeslagen en alleen voor beperkte doeleinden mogen worden gebruikt. Dit recht is van toepassing als één van de volgende situaties zich voordoet:
- Je betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
- Wij hebben je persoonsgegevens niet meer nodig voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden maar jij hebt deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
- Je hebt bezwaar gemaakt tegen een verwerking en vraagt ons tot beperking van de verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of onze belangen zwaarder wegen dan die van jou.

Naast ons recht om je persoonsgegevens op te slaan, kunnen we deze nog steeds verwerken, maar alleen:
- Met je toestemming;
- Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering;
- Ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon;
- Om redenen van openbaar belang.

Vooraleer we de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens opheffen, word je daarover geïnformeerd.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Als de verwerking van je persoonsgegevens berust op jouw toestemming, en de verwerking via geautomatiseerde processen wordt verricht, heb je het recht om een kopie van je persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Je hebt bovendien het recht om jouw persoonsgegevens, als dit technisch mogelijk is, rechtstreeks door ons aan een derde partij te laten bezorgen. Dit recht is niet van toepassing wanneer dit afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen.

Recht op bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens in de hierboven beschreven activiteiten. In het laatste geval kan dit enkel als de activiteit gerelateerd is aan (1) de uitvoering van een taak van algemeen belang of bij de uitoefening van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is verleend of (2) de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.

Als je bezwaar maakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens, zullen wij de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij aantoonbare gerechtvaardigde belangen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan je belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden.

Wanneer je persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van direct marketing, ongeacht of het een aanvankelijke dan wel een verdere verwerking betreft, heb je het recht te allen tijde en kosteloos bezwaar te maken tegen deze verwerking, ook in het geval van profilering voor zover deze betrekking heeft op de direct marketing. Als je zo’n bezwaar maakt, zullen wij stoppen met het verwerken van je persoonsgegevens voor dit doeleinde.

Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)

Je hebt het recht om ons het wissen van je persoonsgegevens te verzoeken. Dit betekent dat de persoonsgegevens door ons zonder onredelijke vertraging moeten worden verwijderd. Dit recht is van toepassing als één van de volgende situaties zich voordoet:
- De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
- Je trekt je toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Wissing van je persoonsgegevens is noodzakelijk om in overeenstemming te zijn met Europees of Belgisch recht;

Als je ons verzoekt je persoonsgegevens te wissen, zullen wij de persoonsgegevens wissen tenzij één van de volgende situaties (uitzonderingen) zich voordoet: - De verwerking kadert in het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
- Het wissen is niet aan de orde gezien redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid;
- Het wissen is niet aan de orde gezien de nood aan archivering in het algemeen belang, of statistische doeleinden;
- Er geldt een wettelijke verplichting de gegevens te behouden;
- Het wissen is niet aan de orde gezien de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op het intrekken van je toestemming

Wanneer je toestemming gegeven hebt voor een bepaalde verwerkingen van je persoonsgegevens, kan je deze op elk moment terug intrekken. Je toestemming intrekken proberen we zo eenvoudig mogelijk te maken en in de mate van het mogelijke even eenvoudig als het geven van je toestemming.

Recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens bij geautomatiseerde individuele besluitvorming

Wanneer je persoonsgegevens gebruikt worden in het kader van een geautomatiseerde individuele besluitvorming en wanneer deze besluiten rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben kan je ons verzoeken om je gegevens niet meer te gebruiken. Als je je verzet tegen deze verwerking zullen we de verwerking stopzetten of beperken tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen.

9. Bij wie kan ik met verdere vragen of eventuele klachten rond privacy terecht?

Als je na het lezen van deze privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot de verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je steeds contact opnemen met ons op volgend ons adres Ottergemsesteenweg-Zuid 713, 9000 Gent.

Daarnaast heb je het recht om eventuele opmerkingen en opmerkingen of klachten over te maken aan de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming. Je kan dit doen in de EU-lidstaat waar je verblijft, de plaats waar je werkt of de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. In België kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Omdat we belang hechten aan onze onderlinge relatie verzoeken we je om steeds eerst contact met ons op te nemen zodat we een oplossing kunnen uitwerken voor wat aan de basis van je klacht ligt.

10. Cookieverklaring

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine gegevensbestanden die bewaard worden wanneer u websites bezoekt. Cookies laten toe om uw acties of voorkeuren bij te houden. De meeste webbrowsers aanvaarden cookies. Gebruikers kunnen hun webbrowsers echter zo instellen dat het gebruik van cookies wordt geblokkeerd of dat cookies worden verwijderd telkens wanneer gewenst.

Cookies bevatten gewoonlijk de naam van de website waar het cookie vandaan komt, hoe lang het cookie bewaard zal blijven, en een waarde, meestal een willekeurig gegeneerd uniek nummer. Sommige cookies worden verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit (zogenaamde session cookies), andere cookies blijven bewaard en helpen om u te identificeren als een bezoeker van de website (zogenaamde persistent cookies).

Welke cookies gebruiken wij?

Op deze website gebruiken we geen cookies en verzamelen we dus ook geen persoonsgegevens via cookies. We gebruiken wel de software Matomo om te begrijpen hoe men met onze website omgaat. Dat gebeurt volledig anoniem en zonder cookies, daarom wordt op deze website ook geen cookiebanner getoond.

Hoe kan u cookies beheren of verwijderen?

U kan op ieder moment cookies blokkeren of verwijderen via de instellingen van uw webbrowser. Raadpleeg de documentatie van uw softwareleverancier voor meer informatie over het blokkeren en verwijderen van cookies, zoals Apple Safari, Google Chrome, Microsoft Edge en Mozilla Firefox.

11. Aanpassingen aan de verklaringen

Onze organisatie en dus ook onze website zijn een dynamische omgeving. Deze privacy- en cookieverklaring kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Dat betekent dat wij voortdurend op zoek gaan naar een betere dienstverlening op jouw maat. Het is mogelijk dat er nieuwe toepassingen komen waarbij we je persoonsgegevens op een andere manier zullen verzamelen of verwerken. Uiteraard brengen we je op de hoogte wanneer er belangrijke wijzigingen aan deze privacy- en cookieverklaring zijn, en zullen we je toestemming vragen als dat nodig is.