Ga nu met een nieuwsbrief voor uw klanten van start

De tijd om dit artikel te lezen, schatten we op 13 minuten.

Hoe blijven we in contact met onze klanten en al zeker met klanten die geen nood hebben aan regelmatig overleg? Hoe zorgen we ervoor dat ook de occasionele klanten aan ons blijven denken? Uit het oog, uit het hart, weet je wel. Hoe gerust zijn we erin dat een concurrent niet op de loer ligt om klanten af te snoepen, al was het maar omdat de nood soms de wet breekt.

Dat brengt ons bij de vraag: hoe blijf je als bedrijf in contact met je klanten? Eén van de mogelijkheden die prima werkt, is een e-mailnieuwsbrief voor uw klanten. Wanneer je er nu mee begint – en dat kan echt al binnen de week, dan is het meteen de start van een goede gewoonte die u altijd kan voortzetten.

We zullen het in deze bijdrage nog hebben over:

  1. Een nieuwsbrief, dat werkt toch niet meer?
  2. De voordelen van een e-mailnieuwsbrief voor klanten
  3. Tips voor een aantrekkelijk ogende nieuwsbrief
  4. Tips over wat je aan je klanten kunt laten weten
  5. Het is niet zo vluchtig als het lijkt
  6. Wat je mag verwachten qua interactie
  7. Aan wie je je nieuwsbrief het best stuurt
  8. Welke bedrijven best een nieuwsbrief aan hun klanten sturen
  9. Hoe gaat dat in zijn werk, een nieuwsbrief maken?
  10. Tips over wanneer je je nieuwsbrief best verzendt
  11. Welke software kiezen
  12. Gebruik je sociale media

Een nieuwsbrief, dat werkt toch niet meer?

Te vaak krijgen we de opmerking dat e-mailmarketing geen zin heeft, “want het werkt toch niet”. Dat is waar, als het een slechte newsletter is. Een goede newsletter werkt nog altijd. Vermijd dan ook dat je in je newsletter alleen over jezelf en je bedrijf spreekt, want dan creëer je een vorm van antireclame.

En wat is het alternatief: Niks van je laten horen? Vergeet het maar. Je laat beter regelmatig van u horen. Zo weten je prospecten waarom ze klant moeten worden en je klanten waarom ze klant moeten blijven. Door top-of-mind te zijn, kan je extra verkoop en cross-selling stimuleren. Een newsletter is een van de manieren om dat mogelijk te maken -in elk geval de meest voordelige manier.

Voordelen van een e-mailnieuwsbrief voor klanten

Je klanten lezen je e-mailnieuwsbrief wanneer ze dat willen. Ze kiezen ook of ze die willen lezen. Je dringt niets op. Een klant kan zich eenvoudig uitschrijven voor je volgende nieuwsbrieven zonder dat gênant te moeten vinden. Aan jou, als maker van de nieuwsbrief, om ervoor te zorgen dat je de ontvangers probeert te verleiden om je nieuwsbrief te blijven ontvangen en ook andere zaken te laten doen. Zoals bijvoorbeeld:

  • inschrijven op een webinar dat je organiseert
  • de webcast van een vorig webinar bekijken wanneer het past
  • een demo van een nieuw product of een nieuwe dienst aanvragen
  • intekenen op een tijdelijke promotie
  • een persoonlijk videogesprek aanvragen
  • een korte video bekijken die je bedrijf heeft gemaakt
  • een e-book downloaden
  • gelijk welke andere productdocumentatie downloaden
  • een proefversie van een software nemen
  • een app downloaden, enzovoort

Een sterke nieuwsbrief zit inhoudelijk goed. Daarvoor moet je jezelf in de schoenen van je klanten proberen te verplaatsen. Wat willen zij lezen? Wat interesseert hen? Welke toon moet je hanteren? Hoeveel zouden ze willen lezen? Als je je nog meer in je klanten kan inleven dankzij de planning van je nieuwsbrief, zal dat ook de rest van je activiteiten ten goede komen. Je kan via een nieuwsbrief bijvoorbeeld om feedback vragen die je kan helpen om beter te worden en te bouwen aan een betere relatie met je klanten. Een nieuwsbrief is iets actiefs. Je wil dat klanten iets leren, iets doen, iets ondernemen, iets antwoorden, iets leuk vinden, iets delen.

Een sterke nieuwsbrief moet er goed uitzien en uitnodigen om te lezen. De nieuwssites, apps, kranten of magazines die je graag leest, zullen u ook meer uitnodigen om te lezen dan het staatsblad. Door regelmatig in de mailbox van je klanten te komen, blijf je top-of-mind. Wanneer ze nodig hebben wat jij kunt leveren, zullen ze meer geneigd zijn om een offerte bij jou te vragen, een bestelling bij jou te plaatsen of contact met je op te nemen om van gedachten te wisselen.

Tips voor een aantrekkelijk ogende nieuwsbrief

Gebruik dezelfde template voor een aantal jaar, zodat je nieuwsbrief visueel herkenbaar wordt voor klanten. Wat design betreft: less is more. Mensen willen zo snel mogelijk een nieuwsbrief overlopen. Ze hebben initieel geen tijd om het volgende kwartier even rustig te lezen. Ze willen snel titels scannen, de korte inhoud lezen en dan beslissen of ze meer willen. Leid hen naar het volledige artikel op je bedrijfswebsite. Zorg voor eenheid van stijl tussen je nieuwsbrief en de website waar de volledige artikels staan.

Gebruik een passende foto of andere afbeelding bij de meeste items. Alleen tekst is echt uit den boze. Beperk het aantal items per nieuwsbrief. Pin je ook niet vast op een vast aantal items per nieuwsbrief. Geen man overboord als je doorgaans vijf items hebt, maar ook eens drie en deze enkele keer wegens één item over een belangrijke verandering waar je klanten van op de hoogte moeten zijn.

Kies maximaal voor de kleuren en de lettertypes van je huisstijl. Je wil niet dat je nieuwsbrief een heel ander design heeft. Als je dat wel zou willen, moet je zo snel mogelijk je huisstijl veranderen.

Laat de inhoud van je nieuwsbrief dan ook baden in voldoende ruimte. Een luchtige nieuwsbrief geeft meer rust en duidelijkheid aan de ontvanger. Ga standaard voor donkere tekst op een lichte achtergrond. Voor de knoppen waarin je oproept om iets te doen — de call-to-action in marketingjargon — eventueel het omgekeerde. Zet niet veel tekst in die knoppen. Het belangrijkste is natuurlijk dat de nieuwsbrief leesbaar moet zijn op om het even welk toestel. Hij moet aanzetten om te lezen, of je hem nu op een computerscherm of op je smartphone opent.

Je kunt een template op maat laten maken, of een bestaande template kiezen uit het aanbod van leveranciers zoals Mailchimp en Campaign Monitor. Die bestaande templates kan je dan aanpassen met je eigen logo en kleuren. Een eigen template zal altijd beter passen bij je huisstijl, maar vraagt meer onderhoud. Als je een nieuwsbrief ontvangt die je zelf heel goed vindt, stuur die dan zeker door aan degene die je nieuwsbrief-template gaat maken.

Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je nieuwsbrief goed leesbaar is op de laptop, smartphone en tablet. Zorg ervoor dat alle hoofditems zichtbaar zijn op één scherm. Bespaar jezelf problemen door zelf een template te ontwerpen. Een template van een mass mailer kan je gemakkelijk aan je eigen huisstijl aanpassen, voor een redelijke prijs. Hij is bovendien gecodeerd om flexibel en responsive te reageren op het toestel van de ontvanger.

Tips over wat je aan je klanten kan laten weten

Zijn er vragen die je geregeld krijgt van klanten? Beantwoord die dan voor al je klanten in je nieuwsbrief. Vraag aan je medewerkers welke vragen zij krijgen van klanten of op welke vragen klanten volgens hen op een antwoord zitten te wachten. Beantwoord die vragen op een zo concreet mogelijke manier via je nieuwsbrief.

Hierbij alvast nog een aantal suggesties over onderwerpen die klanten interesseren:

  • iets gratis krijgen wanneer je als klant dit of dat doet
  • een nieuw product of een nieuwe dienst en wat daarvan de voordelen zijn voor mij als klant
  • een praktische wijziging waar ik als klant van op de hoogte zou moeten zijn
  • vrijkaarten die je kunt aanvragen voor evenementen, beurzen, culturele en sportgebeurtenissen, belevenissen (dit is wel heel duidelijk voor na corona…)
  • waarom ik als klant moet blijven kiezen voor mijn leverancier en niet moet denken dat het gras bij de concurrentie groener is (een award, certificatie of hernieuwing van een kwaliteitslabel, bijvoorbeeld)
  • getuigenissen van andere klanten
  • informatie over wat je nog allemaal kan betekenen voor de klant
  • voorbeelden van wat je gedaan hebt voor andere klanten
  • webinars waarop klanten kunnen inschrijven, e-books om te downloaden
  • hoe gezond je als leverancier bent
  • wat je als leverancier doet om de vinger aan de pols te houden van wat ik als klant wil of nodig heb
  • welke interessante aanwervingen mijn leverancier onlangs gedaan heeft en wat daarvan het voordeel is voor mij
  • een overname die mijn leverancier recentelijk gedaan heeft en welke voordelen dat mij kan opleveren
  • antwoorden op veel gestelde vragen
  • enquêteresultaten en marktonderzoek
  • allerlei tips en tricks
  • een klantentevredenheidsonderzoek waar je je klanten graag aan wil laten deelnemen
  • een onlineartikel waarin je bedrijf vermeld wordt en dat relevant is voor je klanten
  • feedback die je graag van je klanten zou krijgen wanneer je producten en diensten wil verbeteren

In grote lijnen kan je je klanten over vier zaken op de hoogte houden: over je producten (en diensten, natuurlijk), over je onderneming, over je andere klanten en over de markt. Probeer een evenwicht te zoeken in deze thema’s, over de verschillende nieuwsbrieven heen, of eventueel per nieuwsbrief.

Het is niet zo vluchtig als het lijkt

Zet de volledige artikels niet in je nieuwsbrief (mogelijke uitzondering: als je maar één onderwerp aanhaalt), maar wel op je website. Probeer lezers via de titels, afbeeldingen en korte inhoud nieuwsgierig te maken en hen te doen doorklikken, maar laat je klanten beslissen waarover ze meer willen lezen en waarover niet.

Maak van de nieuwsberichten op je website een soort Google over je bedrijf. Als ze iets zoeken over je firma, zou het op termijn daar te vinden moeten zijn. Orden die website. Rangschik content in categorieën. Voorzie een zoekveld om informatie snel te vinden. Hetzelfde principe kan je overigens hanteren voor interne nieuwsbrieven naar je medewerkers.

Wat je mag verwachten qua interactie

Als 2% klikt om meer te lezen, zit je al goed, of toch aanvaardbaar. Probeer om beter te doen en mik op 5 tot 8 procent (dat laatste is een hele uitdaging bij grote databases). Tracht om het aantal niet meer geldige e-mailadressen tot nul te herleiden. Je zou zonder veel moeite een database van klanten up-to-date moeten kunnen houden. Gezien de duur van de klantenrelatie, is het in B2B vrij eenvoudig om die aan de GDPR te laten voldoen. Het is niet ongebruikelijk dat tot 0,5 procent van de ontvangers zich uitschrijven, maar dat aantal moet zakken. Ook hier best proberen om via een goede regelmaat van interessante en leuk ogende nieuwsbrieven het aantal uitschrijvende mensen zo laag mogelijk te houden. Met cijfers over wie een nieuwsbrief opende maar niet klikte, houden we niet echt rekening, want die cijfers zijn alleen indicatief.

Meer interactie creëren start bij het kiezen van een goede onderwerpregel. Het is namelijk het eerste wat je lezer te zien krijgt in z’n inbox. Trek de aandacht en maak de lezer nieuwsgierig. Maak die onderwerpregel niet te lang en mik op minder dan 40 karakters.

Zorg ook voor een concrete call-to-action. Elke nieuwsbrief moet er tenminste één hebben en maakt meteen duidelijk wat je van de lezer verwacht. Een button is daarbij geen slecht idee, die genereert gemiddeld 28 procent meer kliks dan een simpele link. Er zijn heel veel mogelijke CTA’s, maar je schrijft best vanuit de eerste persoon. Uit onderzoek blijkt dat “Start mijn proefperiode” 90 procent meer kliks genereert dan “Start uw proefperiode”. Ook een zekere tijdsdruk door het toevoegen van een woord als “nu” werkt beter. “Ik start nu mijn gratis proefperiode” is dus zowat tien keer beter dan “klik hier”.

Aan wie je je nieuwsbrief het beste stuurt

Zorg dat je je nieuwsbrieven verzendt in overeenstemming met de GDPR. Bied geldige ontvangers de mogelijkheid om zich eenvoudig uit te schrijven. Maak het makkelijk voor andere contacten bij je klanten om zich in te schrijven. Overweeg of het zin heeft om te segmenteren. Wat zijn de functies van de ontvangers bij je klanten? In welke branches zijn je klanten actief? Welke producten of diensten nemen ze van je af? Wat zou een ontvanger willen vernemen van jou, of waar zou die belangstelling voor kunnen hebben? Als functies, branches en interesses te ver uiteen liggen, kan het verstandig zijn om verschillende nieuwsbrieven te maken. Maar doe het niet als het niet hoeft. Een gesegmenteerde nieuwsbrief vraagt extra werk dat niet altijd rendeert.

Er is één segmentatie die we zeker aanraden, en dat is versturen per taalgroep. We zien dat er meer dan dubbel gereageerd wordt op nieuwsbrieven die de ontvanger in z’n moedertaal ontvangt. Je komt ook over als een leverancier die wat meer betrokken is.

Welke bedrijven het beste een nieuwsbrief aan hun klanten sturen

In B2B zou omzeggens elk bedrijf een nieuwsbrief aan klanten moeten sturen, zeker als de concurrenten het ook doen. Als je concurrent het niet doet, dan kan de nieuwsbrief je een extra voordeel geven. Wanneer het zou blijken dat klanten je nieuwsbrief niet openen, niet doorklikken en zich vooral uitschrijven, dan was het wellicht geen goede nieuwsbrief.

Hoe gaat dat precies in zijn werk, een nieuwsbrief maken?

Qua voorbereiding heb je drie zaken nodig:

  1. een contactendatabase, in overeenstemming met de GDPR, al dan niet gesegmenteerd en ingedeeld per taal
  2. een template en een software om nieuwsbrieven te verzenden (wij werken graag met Campaign Monitor), bij voorkeur gekoppeld aan de contactendatabase zodat je geen tijd verliest met adressen te importeren en exporteren
  3. een contentkalender, indien mogelijk met onderwerpen voor minstens zes maand (met die onderwerpen kan je zeker nog schuiven, maar om het niet stil te laten vallen, voorzie je het beste inspiratie voor een hele tijd vooruit)

Daarna is het informatie opvragen, berichten schrijven, misschien video maken, goedkeuringen verkrijgen, al dan niet de inhoud laten vertalen, passende afbeeldingen en eventueel illustraties zoeken, berichten en eventuele video op de website live brengen. Als je daarmee klaar bent, kan je de nieuwsbrief opmaken, testen en dan uitsturen.

Wanneer je de nieuwsbrief het beste verzendt

Vaak wordt gezegd dat een dinsdag de beste dag zou zijn om een nieuwsbrief te verzenden omdat je dan het hoogste percentage aan geopende nieuwsbrieven behaalt. Maar evengoed zou je die dag de meeste kans op uitschrijvingen hebben. Als iedereen dezelfde dag kiest, lijkt ons dat niet verstandig. Je kan ook testen welke dag en welk tijdstip voor jou klanten het best uitkomen. Als je een A/B-test wil doen, hou zeker rekening met de staalgrootte alvorens conclusies te trekken. In het algemeen zien we wel dat de voormiddag veel beter werkt dan de namiddag.

Belangrijker dan de dag is relevantie en aantrekkelijkheid. Zet je nieuwsbrief aan om te lezen en eventueel iets te doen? Wil men doornemen wat erin staat? Is het aangenaam om de inhoud te bekijken en te lezen? De onderwerplijn van een nieuwsbrief, de titels, de afbeeldingen en de korte inhoud zijn belangrijk. Ook belangrijk is zich af te vragen uit wiens naam je de nieuwsbrief aan klanten het beste laat verzenden. De naam van de zaakvoerder, van de accountmanager of van een andere persoon waarmee je klant doorgaans contact heeft? We zijn meer geneigd om een e-mail van een bekende afzender te openen dan een e-mail afkomstig van iemand die we niet kennen of van een onpersoonlijk afzendadres.

Overweeg ook om dezelfde nieuwsbrief minstens twee keer uit te sturen op heel verschillende ogenblikken. Doe dit niet als het voor een golf aan uitschrijvingen zou zorgen (maar dat hebben wij nog niet gemerkt wanneer we het doen). Best stuur je niet opnieuw aan wie al klikte op een eerdere verzending.

Probeer ook een regelmatige frequentie te vinden. Voor de meeste doelgroepen is vijf keer per jaar voldoende en elke drie weken ideaal. Heb je via andere kanalen effectief contact, dan kan je de frequentie van je nieuwsbrief verlagen. Zorg er altijd voor dat je iets te vertellen hebt. Beter een editie overslaan dan over het mooie weer en de prijs van de tomaten te moeten beginnen. Irrelevante content zorgt ervoor dat je nieuwsbrief ook de volgende keren minder gelezen wordt.

Welke software kiezen

Software waarmee je nieuwsbrieven kan verzenden, zijn de al vermelde Campaign Monitor en Mailchimp. Er zijn nog vele andere aanbieders van software om nieuwsbrieven op te maken en te verzenden. Ze bieden bijna allemaal een gelijkaardige rapportering over bounces (e-mailadressen die niet meer werken), uitschrijvingen en klikken. Kies de software die het gemakkelijkst koppelt aan je CRM-software of je contactendatabase. Als je marketing automation-software zou hebben, zoals Active Campaign, HubSpot of andere, is de keuze snel gemaakt. Sinds kort heeft Microsoft ook een eigen software voor nieuwsbrieven die volledig geïntegreerd is met Microsoft Dynamics CRM. Hetzelfde geldt voor Salesforce.com.

Gebruik je sociale media

De berichten kan je verder verspreiden via sociale media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook. Wanneer klanten je bedrijf volgen op sociale media, lezen ze wellicht liever social posts dan een nieuwsbrief. Hou daar rekening mee en verspreid je berichten dus breed. Niemand zal het vervelend vinden als men hetzelfde bericht twee keer zou zien.