Webinars in B2B: hoe begin je ermee?

De tijd om dit artikel te lezen, schatten we op 12 minuten.

 

 
We werken steeds vaker van thuis of op locatie. Dat verklaart voor een stuk de grote populariteit van webinars. Als je vaak trainingen of infosessies geeft, bijvoorbeeld, kan je die nu digitaal geven via een webinar. Bovendien is het een goed werkende vorm van inbound marketing die je helpt om nieuwe e-mailadressen of andere contactgegevens te verzamelen. Meer informatie over wat inbound marketing precies is, welk potentieel het met zich meebrengt en wat het ongeveer moet kosten vind je hier.

Veel mensen nemen, ongeacht de locatie waar ze werken, liever deel aan een webinar dan zich te moeten verplaatsen naar een evenement. De drempel ligt veel lager. Je moet je alleen maar inschrijven, je mag achter je pc blijven zitten en als het toch niet is wat je zocht, kan je gemakkelijk wegklikken. Bovendien blijft je planning flexibel want, in de meeste gevallen kan je achteraf een replay bekijken wanneer het je past.

Hieronder een uitgebreide reeks van 10 tips en technieken om zelf een geslaagd webinar te geven.

1. Waarom webinars?

Beslis zelf of men zich vooraf moet inschrijven voor je webinar of niet. Meestal wordt er gevraagd om dat te doen, het is een goede manier om de concurrentie buiten te houden en om gegevens te verzamelen van geïnteresseerden.
Je kan webinars zien als gated content, als een onderdeel van lead generation-campagnes. Gated content dient om ongekwalificeerde leads te identificeren. Het betekent dat men z’n contactgegevens en mogelijke andere informatie wil achterlaten in ruil voor toegang. Andere veelgebruikte vormen van gated content zijn whitepapers of e-books. Plus ook tests, calculators, rapporten, business cases, demo’s, downloads, promoties, proefproducten, contactformulieren, chat, enzovoort. Kortom, alles waarvoor men contactgegevens wil vrijgeven.

Wanneer je webinars wil gebruiken als gated content, zorg er dan zeker voor dat het topic van je webinar interessant genoeg is opdat mensen er hun e-mailadres voor willen achter laten. Als achteraf de inhoud in de ogen van de ontvanger weinig meerwaarde blijkt te hebben, verlaagt dat de kans op later commercieel succes. Voor velen is het een eerste contact met een potentiële leverancier, dus de kwaliteit van de content creëert een verwachtingspatroon over de verdere dienstverlening. Je webinars voldoen dus best aan de verwachtingen.
Webinars kan je ook geven om klanten en relaties te informeren, bijvoorbeeld over nieuwe mogelijkheden van je product. Je toont je expertise niet alleen aan prospecten, maar ook aan je huidige klanten. Zo blijf je top-of-mind. Met een reeks webinars kan je je dus als het ware profileren als een expert in je vak, die kennis deelt waar mensen op kunnen vertrouwen.

2. Hoe promoot je een webinar?

Bij een webinar hoort een promotiecampagne. Daarmee probeer je twee doelen te behalen. Enerzijds wil je zoveel mogelijk relevante inschrijvingen. Als je er heel wat new names mee verzamelt, is je webinar in principe al geslaagd, ook al dagen er tijdens het webinar zelf niet veel mensen op.
Anderzijds wil je zoveel mogelijk promotie maken voor je expertise. Mocht de kijker op zoek zijn naar hulp bij het onderwerp van het webinar, kan die er na het webinar aan denken om op jou beroep te doen. Het idee is dus je expertise op een andere manier in de verf te zetten dan bijvoorbeeld met een brochure.

Wat zit er allemaal in je webinar-campagne? Misschien geef je een hele reeks webinars. Daarvoor maak je een webinarkalender. Voor elk webinar stuur je een uitnodiging. Wij raden standaard aan om minstens een maand voor het webinar een eerste save-the-date te sturen, een tweetal weken op voorhand een tweede uitnodigingsmail – eventueel indirect via een gerelateerde blog om interesse aan te wakkeren – en een week of enkele dagen ervoor een laatste reminder. Minstens drie uitnodigingen dus. Wat nemen we als bovengrens? Van ons mag je gerust tot twaalf uitnodigingen gaan. Het is niet omdat jij meerdere mails uitstuurt, dat je ontvangers die ook allemaal gezien hebben. Push je webinar dus maar door en stuur ook resends naar de mensen die niet geklikt hebben.

Als je campagne echter redelijk lastminute moet opgesteld worden, wat momenteel wel vaak voorvalt, doe je wat nog mogelijk is in de tijd die je hebt.

Naast uitnodigingsmails kan je het webinar verder promoten via social media posts, een blog met een call-to-action, je e-mailhandtekening, online ads, een introductievideo, een poll vooraf, enzovoort.

Afhankelijk van de tool die je gebruikt om je webinars te geven, kan die een geautomatiseerde bevestiging en herinneringen sturen, bijvoorbeeld een dag of een uur voor het webinar. Hierin kan je ook suggereren om vragen vooraf door te sturen. Stop bij voorkeur een kalenderbestand (‘ics file’) bij je bevestiging.

Na het webinar kan je opvolgmails uitsturen en wij raden zeker drie verschillende mails aan. Eén naar de aanwezigen, met de mogelijkheid om de replay te bekijken en meer info over het onderwerp te raadplegen. Eén naar de mensen die ingeschreven waren, maar het webinar niet volgden, met de kans de replay alsnog te bekijken. Tot slot één naar de mensen die niet ingeschreven waren, om toch nog wat extra reclame voor je expertise te maken.

Nadien kan je verder promotie maken voor je replay. Daarbij kan je kiezen om die al dan niet als gated content aan te bieden (waarbij men dus z’n contactgegevens moet achterlaten om te mogen kijken naar de replay). Een software zoals GoToWebinar komt dan beter van pas omdat je daarin kan werken met bewerkte opnames. In Zoom kan je ook gated webinar replays aanbieden, maar alleen op basis van de onbewerkte opname van het webinar zelf. Wij bevelen een bewerking wel aan, bijvoorbeeld om heel tijdsgebonden zaken eruit te knippen, je logo en een licht achtergrondmuziekje toe te voegen, eventuele haperingen en tijdverlies eruit te halen. Een rudimentaire poetsbeurt, met andere woorden.

Schakel zeker je collega’s in om posts te delen op sociale media en om het webinar in hun e-mailhandtekening te promoten, liefst via een herkenbare en leuke banner.

3. Welke software heb je nodig?

Als je een reeks webinars geeft, heb je op je website een mooi overzicht nodig van je kalender. In zo min mogelijk klikken moeten mensen zich vlot kunnen inschrijven. Ook je actiegerichte e-mailtemplate stuurt mensen zo snel mogelijk richting registratie.

Voor je uitnodigings- en opvolgmails heb je een massmailersoftware nodig, zoals Campaign Monitor, of eventueel een marketing automation-software zodat je niet zelf contactlijsten moet ontdubbelen en vergelijken.

Voor het webinar zelf heb je een propere PowerPoint-template nodig voor je presentatie en een goede software voor webinars te hosten. GoToWebinar en Zoom kunnen wij uit ervaring aanraden vanwege hun gebruiksvriendelijkheid en eenvoudige manier van inschrijven. Microsoft Teams Live Events biedt inmiddels ook een alternatief.

Eventueel kan je monitoren hoe je medewerkers het nieuws delen op sociale media via een social advocacy-software zoals Social Seeder. Als je het webinar promoot via e-mailhandtekeningen, kan je ook daar een software inzetten voor het centraal beheer ervan, zoals Exclaimer.4. Eén onderwerp
Een goed onderwerp voor een webinar mag niet te breed zijn. Uit de titel moet je kunnen opmaken waarover het precies gaat. Het moet dus een zekere focus hebben en specifiek genoeg zijn. Aan de andere kant mag het onderwerp ook niet te eng zijn. Er moeten namelijk nog genoeg mensen geïnteresseerd zijn. Zorg vooral dat het maar om één onderwerp gaat, dat specifiek genoeg is. Het moet iets zijn waar je veel expertise in hebt en in wil uitblinken, iets waar je voor gekend wil zijn.
Zoek het niet te ver. Kies een onderwerp dat actueel is in de sector, bespreek een nieuwe trend of een blogpost die het goed doet. Actuele onderwerpen kan je ook vinden door naar de vragen van je eigen team of klanten te luisteren. Pols ook bij je sales of support team naar de meest voorkomende vragen waar zij mee te maken krijgen.

4. De gastheer/gastvrouw

Wie heb je allemaal nodig tijdens het webinar? Eén presentator is voldoende. Afhankelijk van je presentatie kunnen twee of drie presentatoren soms beter zijn. Er zijn meer personen dan de gastheer of -vrouw betrokken bij een webinar. Een webinar-team kan bestaan uit:

Een gastheer of gastvrouw, die zorgt voor de introductie, vermeldt dat het webinar opgenomen wordt, de Q&A-regels meedeelt, vragen verzamelt, links deelt, de poll start, de klok in de gaten houdt en de Q&A beheert;
Een presentator (dit kan uiteraard dezelfde persoon zijn als de gastheer of gastvrouw);
Eventueel een tweede presentator of een panellid (dit kan een collega, een klant, een externe expert, enzovoort zijn);
Een technicus die achter de schermen mee volgt. Deze persoon kan signaleren dat er eventueel iets fout loopt – bijvoorbeeld als het beeld bevriest, het geluid wegvalt –, voor technische assistentie zorgen, controleren of het al dan niet aan het opnemen is, een demo starten, etc.
Is de beste presentator de betere spreker of de betere expert? Het ideale is natuurlijk allebei, de fantastische expert die ook een fantastische spreker is. Stel dat je hierin toch een keuze moet maken, dan kies je beter voor een goede spreker. Die heeft een stem met emotie en zelfzekerheid. Uiteindelijk is het niet zo gemakkelijk om alleen van achter je computer enthousiast een publiek toe te spreken waarvan je niet weet of ze wel aandachtig zijn. Je hebt bij een webinar alleen je stem, tenzij je ook beeld gebruikt – wat de zaak complexer maakt want dan moet je ook op je lichaamstaal letten. Iemand die soms stamelt en vaak naar woorden zoekt, is niet de ideale keuze, ook al weet hij of zij meer over het onderwerp. De expert kan altijd helpen bij de voorbereiding en de inhoud van het webinar.

5. Een duidelijke structuur

Een heel heldere structuur is erg belangrijk. Je hebt niet veel middelen om mensen twintig tot veertig minuten te boeien, enkel je stem en je scherm. Een eenvoudige structuur waardoor mensen steeds weten waar je zit in de presentatie, kan hierbij helpen. Plaats sowieso niet te veel op een slide en geef de voortgang van het webinar regelmatig aan.

Moet je verhaaltjes vertellen? Het hangt ervan af welk soort webinar je geeft. Bij een heel praktisch webinar, bijvoorbeeld, maak je het jezelf best niet te moeilijk. Geef een aantal tips, breng een paar misverstanden aan, toon een stappenplan, deel do’s-and-don’ts, enzovoort. Hou de structuur simpel als het over een praktisch onderwerp gaat. De aanwezigen willen snel iets leren en dat idee kan je overbrengen door het in ‘vijf concrete tips’, ‘tien zaken om op te letten’, etc. giet.

Gaat je webinar over een meer strategisch onderwerp waarmee je je deelnemers wil inspireren, dan kan je wel een verhaal of anekdotes vertellen en toepassen op reële situaties. Als verhaaltechniek kan je bijvoorbeeld de olifant gebruiken: je pakt bij de start met iets verrassend uit – een slurf. Daarna komt het grote lichaam met alle hoofdstukken waar je doorheen gaat. Op het einde volgt nog iets leuks – het staartje.

6. Interactie

Ideaal is om niet alleen met slides te werken maar ook met video, waarbij de deelnemers van het webinar je live in beeld kunnen volgen. Dit is voor gevorderde presentatoren, want je moet je stof door en door kennen. Video vereist dat de presentator belangrijker wordt dan de presentatie. Daar is niets mis mee, wel integendeel. Besteed dan veel meer tijd aan voorbereiden en inoefenen. Nog beter is een webinar met een gastheer of gastvrouw en de presentator die samen in beeld komen. Een interviewstijl zorgt dan voor meer interactie. Dit vereist nog meer voorbereiding, maar spreekt het publiek ook meer aan. Zorg er wel voor dat je niet in clichés vervalt zoals het gekende “over naar jou, Pascale”.

Probeer dus om op z’n minst een beetje interactie te voorzien om de deelnemers bij de les te houden. Laat hen eventueel vooraf vragen insturen, doe tijdens het webinar een aantal live polls, voorzie op het einde een Q&A en tot slot een passende call-to-action. Je kan eventueel ook de live chat aanzetten en lawaai maken op Twitter over het webinar.

7. De aandacht vasthouden

Wanneer je het publiek niet kan zien, is het moeilijk om te weten hoe geboeid ze zijn of blijven. Op GoToWebinar en Zoom kan je een rapport bekijken waar opstaat hoe lang en tot wanneer elke aanwezige gebleven is. Daaruit trek je conclusies waarmee je de volgende webinars kan verbeteren. Vertrekken de gasten na de vijfde slide met een lijst puntjes of na de vierde ongemakkelijke stilte? Breng dan wat gerichte variatie in je manier van presenteren.
Genoeg afwisseling zorgt ervoor dat gasten niet afdwalen, hoe interessant het onderwerp zelf ook is. Eenvoudige trucjes zoals een korte pauze, niet te snel en monotoon spreken en een retorische vraag stellen helpen daarbij.
Overweeg ook om bijvoorbeeld af te wisselen tussen je presentatie en de camera, dat voegt een persoonlijke toets toe. Ook al is het evenement online, mensen hebben nood aan een soort van connectie.
Zorg ervoor dat je niet te moeilijke vragen stelt tijdens de Q&A. Niemand heeft zin om ondervraagd te worden en de meeste mensen durven niet te antwoorden of haken af. Wissel desnoods vragen over het onderwerp af met human interest vragen uit interesse in het publiek. Wanneer je mensen de kans geeft om iets positiefs te vertellen over hun bedrijf, is er een grote kans dat ze opnieuw geëngageerd zijn. Schrijf zelf vooraf de drie eerste vragen van de Q&A. Mensen die het webinar volgen, hebben vaak een beetje schroom om een vraag te stellen. Een beetje doen alsof kan geen kwaad. Begin dus met je eigen vragen te beantwoorden en dan loopt de rest wel los.

8. Een geschikte locatie

Voor een webinar moet je niet naar een studio gaan. Dat maakt het ook minder authentiek. Ga wel voor een zo geluidsdicht mogelijke ruimte, met weinig echo en achtergrondgeluid. Zet je telefoon en eventuele meldingen van je computer op stil, doe je deur dicht en indien nodig op slot. Hang eventueel zelfs een papier aan de deur met ‘Stilte aub: webinar in de maak!’, wanneer je van thuis of op kantoor werkt met collega’s of familieleden die kunnen komen kloppen. Als je op kantoor geen ruimte hebt waar je alleen kan zijn en niet gestoord zal worden, geef het webinar dan ergens anders.
Wat heb je nodig? Zorg voor een internetverbinding met kabel en voorzie liefst een dubbele internetverbinding. Het kan altijd dat er net dan iets mis gaat met de IT-infrastructuur. Zorg ook voor een goede headset met kabel.Werk dus zo weinig mogelijk met draadloze apparaten om op veilig te spelen. Een goede headset met een microfoon is een kleine investering die het verschil kan maken.

Wij raden aan om webinars altijd live te doen. Live is leuker omdat het iets menselijker is en je dichter bij je publiek staat. Een opname voelt toch anders en je kan er moeilijker interactie in voorzien of inspelen op de actualiteit.

9. Webcast

Zorg voor een opname van je webinar. Dan kan je achteraf het webinar verder aanbieden. Wie wil de opname van je webinar zien? De mensen die aanwezig waren, de mensen die ingeschreven waren maar niet aanwezig en de rest van de wereld. Zie punt 2 (Hoe promoot je een webinar?) voor meer uitleg over mails. Zolang het relevant blijft, mag het webinar nog jaren als webcast op je website blijven staan.

Je kan kiezen of je de opname op YouTube zet of niet. Als je doel leads genereren is, doe je dit beter niet. Zelfs als je dan veel kijkers hebt, weet je nog niet wie ze zijn. Maak er dus beter een gated webinar replay van waar mensen hun e-mailadres voor moeten achterlaten. In GoToWebinar, bijvoorbeeld, kan je de opname van het webinar downloaden om eventueel te bewerken (je logo en een achtergrondmuziekje toevoegen, die vervelende euhms weglaten), en erna terug uploaden om aan te bieden als gated webinar replay. Bij klanten hebben we al gezien dat zij daarmee het aantal deelnemers aan het webinar op termijn verdubbelen. Zo heb je dus alweer extra leads verzameld en kan je de webinar replay blijven promoten. Toen we vorig jaar zelf een reeks webinars hebben gegeven, kwam een kleine 20% van de inschrijvingen via de webinar replays achteraf. Bij een paar klanten ligt dat hoger.

10. Nog een paar extra tips

Doe een test voor elk webinar dat je geeft. Zorg dat je internetverbinding, computer en headset werken en dat je weet hoe je alles opstart. Spreek met een paar collega’s af om een testwebinar te organiseren met identieke omstandigheden als het webinar dat op de planning staat.
Denk vooraf lang genoeg na over de structuur en over je verhaal. Iedereen kan een presentatie geven, maar alleen wie er goed over heeft nagedacht, kan een webinar geven waarin deelnemers niet afhaken. Tijdens een evenement is het gênant om de zaal te verlaten bij een minder goede spreker; tijdens een webinar maakt men daar geen punt van.
Zorg voor een heldere PowerPoint met een overduidelijke structuur.
Zorg ervoor dat mensen het webinar na inschrijving onmiddellijk in hun agenda kunnen registreren door middel van een uitnodiging. Dit wordt vaak automatisch door de webinar-software aangeboden.
Ga iets vroeger live. Zo heb je tijd om rustig op te starten, kan je je geluidskwaliteit controleren en ontstaat er geen stress wanneer iets niet meteen lukt. Praat even met de eerste aanwezigen, dat zorgt ook voor een aangename sfeer en persoonlijke connectie. Begin het webinar zelf een minuut of twee na de afgesproken tijd, zo heeft iedereen de kans om het begin te horen en verspil je niet teveel tijd van degenen die op tijd kwamen.
Stuur na je live-event een korte vragenlijst naar alle deelnemers en je weet meteen wat ze ervan vonden. Of laat een moderator alle reacties bijhouden tijdens het webinar zelf. Zo los je het gebrek aan directe feedback op.

Tien stappen om in je agenda te stoppen.

We legden uitgebreid uit hoe je een geslaagd webinar geeft. Nu je begrijpt wat er allemaal bij komt kijken, vatten we in tien stappen samen wat je alvast kan plannen.

Stap 1: Kies een afgebakend, specifiek onderwerp en maak het interessant genoeg. Denk goed na over wat de doelgroep wil zien en over welke kennis je kan delen.

Stap 2: Je hebt een expert over het onderwerp nodig die bovendien vlot kan spreken. Als je moet kiezen tussen de twee, kies dan voor de beste spreker en laat de expert meewerken aan de voorbereiding. Het is interessant om meerdere sprekers te hebben en daarmee afwisseling te brengen. Een van de sprekers kan de moderator zijn die de presentatie inleidt, begeleidt en afrondt.

Stap 3: Zet het webinar klaar voor registratie in je webinar-software zoals GoToWebinar, Zoom of andere. Wij adviseren gelijk welke software waar je webcasts in kan uploaden als gated content en die de registratie goed opvolgt. GoToWebinar is niet in het Nederlands beschikbaar, dus dat zou een nadeel kunnen zijn.

Stap 4: Promoot je webinar. Plaats de registratielink op je website, sociale media, in je nieuwsbrieven, blog, e-mail handtekening, enzovoort. Stuur minstens drie uitnodigingen via e-mail, waarvan de laatste heel kort voor het webinar. Als je ervoor kiest om online te adverteren, doe je dit voor ongeveer twee weken. Met Google display advertising, Facebook, Linkedin of Twitter heb je heel snel een lopende campagne die zicht richt tot je doelpubliek.

Stap 5: Stuur twee bevestigingen aan wie zich inschrijft, de eerste bij inschrijving en de tweede een dag voor het webinar. Deze bevestigingsmails gebeuren automatisch als je software gebruikt zoals GoToWebinar. Stel ook voor aan de deelnemers om alvast vragen in te sturen.

Stap 6: Test vooraf de verbinding en geluidskwaliteit door het webinar te houden voor één of een paar collega’s. De perfecte locatie voor een webinar is een geluidsdicht kantoor met weinig galm en een stabiele internetverbinding via kabel. Vermijd ook een draadloze headset. De presentator(en) bereiden het webinar goed voor zodat het verhaal goed overkomt en boeiend blijft.

Stap 7: Zorg dat er tijdens het echte webinar een collega mee volgt die de webinar-software kent en kan ingrijpen als er technisch iets mis loopt. Vergeet niet om het webinar op te nemen zodat je er een webcast van kan maken die je achteraf met alle deelnemers deelt.

Stap 8: Zorg voor interactie met het publiek en laat ze bijvoorbeeld vragen stellen, chatten, deelnemen aan live polls en doorklikken op extra info. Je kan een open chat gebruiken waarin iedereen kan meevolgen, maar voor wat meer controle kan je ook beslissen voor een gesloten chat te gaan, waarbij alleen de moderator alles ziet.

Stap 9: Blijf na het webinar opvolgen met extra info en tips over het onderwerp en stuur een korte vragenlijst als evaluatie. Nadien kan je nog drie verschillende mails over het webinar sturen: naar de deelnemers om de video opnieuw te bekijken, naar degenen die ingeschreven waren maar niet hebben kunnen deelnemen en naar iedereen die zich niet inschreef maar nu de webcast kan downloaden na registratie.

Stap 10: Lanceer een tweede campagne voor de webinar replay en promoot die, misschien iets minder uitgebreid.

En daarna? Op naar het volgende webinar of zelfs een hele reeks. Maak een abonnement aan bij een passende webinar-software en hou in de gaten welke apparatuur op welke locatie het best werkt. Vergeet ook de interacties niet op te volgen in je analysetools, je webinar-software of je marketing automation.
Heb je al een aantal webinars gegeven en wil je meer succes boeken? Analyseer welke onderwerpen het goed doen, of je de manier van promoten kan aanpassen aan je doelpubliek of nog meer lawaai moet maken op sociale media en per mail. Een andere presentator, een presentatie met slides of een afwisseling, je mag creatief zijn.