ADM: “Communicatie naar strategisch niveau tillen”

ADM is een organisatie die aanbieders en gebruikers van informatie- en communicatietechnologieën helpt om elkaar ontmoeten – om te netwerken, kennis te delen, gemeenschappelijke standpunten te ontwikkelen, enzovoort. Marketing en communicatie zijn essentieel voor een dergelijke organisatie.

“We hebben nochtans zelf geen aparte marketingverantwoordelijke die strategisch nadenkt over marketing en communicatie,” zegt Ingrid Hoffman, general manager van ADM. “Precies daarom hebben we een extern bureau onder de arm genomen. Dat helpt ons om meer gestructureerd te werken. Daardoor besteden we ons budget ook beter.”

Dat budget gaat onder meer naar de eigen website, naar brochures, informatie voor leden en voor journalisten. “Mijn marketingbudget is niet erg groot maar het is wel flexibel, aangezien ik alles zelf beheer,” aldus Ingrid Hoffman.

Wat er wordt uitgegeven is dus duidelijk, maar dat geldt evenwel niet voor wat het allemaal oplevert. “De resultaten van onze marcom-investeringen zijn niet altijd meetbaar. Vaak gaat het om indirecte resultaten. Toch ben ik ervan overtuigd dat het zeer zinvol is om te investeren in communicatie. Advertenties publiceren kost trouwens veel meer, terwijl je ook niet precies weet wat het oplevert.”

 "Ik ben ervan overtuigd dat het zeer zinvol is om te investeren in communicatie. Advertenties publiceren kost trouwens veel meer, terwijl je ook niet precies weet wat het oplevert.”, Ingrid Hoffman,
General Manager ADM

Persrelaties en copywriting uitbesteed

Vroeger had ADM slechts sporadisch contact met de pers, maar sinds de organisatie haar persrelaties heeft uitbesteed, zijn die contacten veel frequenter en intenser. “Quadrant schrijft ook onze nieuwsbrief, iets wat ik vroeger zelf tussendoor probeerde te doen”, zegt Hoffman. “Maar sommige dingen kun je beter aan anderen overlaten. Als ik een tekst van Quadrant krijg, dan zie ik waarom. Dan denk ik echt ‘Schoenmaker, blijf bij je leest’. Qua stijl en structuur is dat zoveel beter dat je duidelijk ziet dat het door een professional is gemaakt. En dat komt onze communicatie met de leden uiteraard ten goede. Bovendien kan een buitenstaander de toevloed van informatie vaak beter kanaliseren en er meteen de essentie uit halen.”

"Ik merk in ieder geval dat onze nieuwsbrief gelezen wordt. Dit jaar hebben we al er 32 nieuwe leden bij, dankzij de combinatie van nieuwsbrieven, e-mails, pr en actieve verkoop.”

Het doel van de ADM-nieuwsbrief is om de leden, de potentiële leden en de sponsors op de hoogte te houden van de activiteiten en de doelstellingen van de organisatie. Volgens Hoffman is het belangrijk om bepaalde informatie af en toe te herhalen opdat de lezers ze zouden onthouden. “Het gaat erom dat de leden en sponsors de boodschap krijgen dat we goed bezig zijn en dat hun centen goed worden besteed. Ik merk in ieder geval dat onze nieuwsbrief gelezen wordt. Dit jaar hebben we er al 32 nieuwe leden bij, dankzij de combinatie van nieuwsbrieven, e-mails, pr en actieve verkoop.”

No-nonsense

ADM werd in 2003 klant bij Quadrant Communications. Hoffman: “Ik kende hen via Xylos en ik wist dat ze degelijk werk leveren voor een redelijke prijs. Bovendien kon ik me meteen vinden in hun no-nonsense aanpak. In het begin zorgde Quadrant alleen voor onze communicatie met de pers, maar algauw kwamen daar ook andere zaken bij, zoals copywriting,” vertelt Ingrid Hoffman.

“Onze website is gerestyled en onze nieuwsbrieven en andere communicatie zijn gestroomlijnd in diezelfde stijl. We zijn de laatste jaren ook vaker in de pers gekomen."

“Eigenlijk vervullen ze ook een adviserende rol. Als iets niet meteen nuttig of interessant lijkt, dan zegt Quadrant ons dat ook. Op die manier vermijden we dat we nutteloze persberichten uitsturen. Daardoor zouden journalisten ons niet alleen geen aandacht schenken, maar ons zelfs eerder over het hoofd gaan zien als we wel iets relevants te vertellen hebben. In de toekomst wil ik aan Quadrant trouwens nog meer strategisch advies vragen over de manier waarop we communiceren. Dat maakt deel uit van onze evolutie naar een steeds beter doordacht communicatiebeleid.”

De meer professionele aanpak werpt duidelijk zijn vruchten af. “Onze website is gerestyled en onze nieuwsbrieven en andere communicatie zijn gestroomlijnd in diezelfde stijl. We zijn de laatste jaren ook vaker in de pers gekomen. Bij de journalisten komen we blijkbaar over als een organisatie die iets te vertellen heeft”, zegt Hoffman. “Quadrant onderhoudt goede en intensieve contacten met de media, zodat we altijd kunnen rekenen op een goede respons vanuit die hoek wanneer we iets organiseren.”