“PR, dat is 60% rapporteren en 40% van de tijd effectief iets doen”, hoorde ik vandaag tijdens een meeting. Die man die het zei, had nog gelijk ook. Want heel wat PR-bureaus durven er nogal een loopje mee nemen. Hieronder tien tips om het veel beter te doen.

Eerst algemeen advies om de rapportering naar minder dan 15% terug te brengen: de activiteiten van uw PR-bureau moeten resultaatgericht zijn. Het klinkt als die open deur, maar dat is het niet. Heel veel bureaus worden verplicht tot bandwerk: vertaal of schrijf een persbericht, stuur het breed uit en bel na. Doe hetzelfde met uitnodigingen voor persinterviews, persconferenties, enzovoort.

Zo kreeg ik eens een rapport van een ander PR-bureau onder ogen waarin men 42 journalisten had nagebeld en waarvan er 41 niet wensten in te gaan op een interviewvoorstel. Heel mooi gerapporteerd, niet heel efficiënt gewerkt. Verstandiger is om in zulke gevallen de twee of drie meest relevante journalisten te bellen en als de mayonaise niet pakt, de hele actie stop te zetten. (Nog verstandiger is om geen persberichten of uitnodigingen uit te sturen die toch geen effect zullen hebben. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Perscommunicatie is geen exacte wetenschap. Soms is het raak en soms is het mis. Daar ontsnapt zelfs de meest ervaren PR-specialist niet aan.)

Kortom, laat uw eis naar eventueel bandwerk varen en ga voor een persoonlijke aanpak. Dat maakt uw relatie met de journalisten beter en verdubbelt de efficiëntie. Concreet kan u voorts het volgende doen:
- halveer de huidige rapportering (dat lukt altijd)
- laat niet nabellen op uitgestuurde persberichten
- analyseer welk type persberichten niet veel opbrengen (daarna: halveren)
- werk met alle alternatieven voor persberichten en -conferenties
- halveer de lengte van uw minder belangrijke persberichten
- reageer zeer snel op aanvragen van journalisten
- stuur alleen berichten naar mensen en publicaties die u kent
- stuur uitnodigingen zo persoonlijk mogelijk in aangepaste versies

 Tot slot nog eens de strategische tips op een rij (euhm, is twee wel een rij?):
- apprecieer persoonlijk maatwerk, vermijd bandwerk
- doe alleen wat goed is voor uzelf én voor de journalist